就活前の大学生と社会のマナーが曖昧な社会人へ!秘書検定2級

「秘書検定」呼ばれることが多い「秘書技能検定試験」。

 

秘書検定といえば、社長などの重役のそばにいるあの秘書さんを思い浮かべ、そういった秘書さん専用の資格というイメージを持つ人が多いのではないでしょうか?

実は秘書さんだけでなく社会人であれば身につけておくべきマナーを問うのが「秘書検定」です。

秘書検定を持っているということは、「社会人のマナーを身につけていますよ」ということなのです。

これから就職を控える大学生の皆さん、社会人だけどまだ秘書検定の資格を持っていなくて社会人のマナーが曖昧な皆さん、ぜひ秘書検定2級を取得してみてはいかがでしょう?

 

秘書検定2級とは?

 

秘書検定の特徴を挙げるとすれば、大きく2つ挙げることができるでしょう。

 

・社会人としての基本的なマナーを身につけることができる

 

・就活時に会社に好印象を与えることができるため、就職を控えた大学生が多く、社会人の受験が目立つ

 

実務技能検定協会が考える秘書検定…

実務技能検定協会は秘書検定の目指すところを「人材育成」としています。人柄の要素である「表情」「態度」「ふるまい」「言葉遣い」などは「感じが良い」などの印象を与えているのです。

秘書検定では社会に出て働く人なら誰でも備えておかなければならない基本的な常識を秘書技能という名称に集約して検定問題として出題しています。

 

秘書検定2級の試験内容とは?

 

実務技能検定協会によると、秘書検定2級の資格取得者は「秘書業務について理解ができ、準1級に応じた知識があり技能が発揮できる」と定義されています。

 

秘書検定2級の試験内容は…

筆記試験のみで面接試験はありません。(面接は準1級、1級のみ)

過去問を見ると、選択問題31問、記述問題4問の合計35問の構成となっています。

 

出題の内容としては、

1.秘書に必要とされる資質

2.一般知識

3.マナー・接遇

4.技能

5.職務知識

 

試験時間は…

  130分 です。

試験の頻度

年に3回(6月/11月/2月)に実施されています。

秘書検定受験者の半数以上が2級以上となっており、2・3級は併願受験が可能です。

過去問と学習の進め方

秘書検定2級の対策において過去問を解くのはとても有効といえるでしょう。

必要とされる資質

来客は取り次がないよう指示されたら

 

 秘書A子は部長会議から戻った上司(部長)から,「しばらく考え事をしたいので,電話や来客は取り次がないでもらいたい」と言われた。次はこのときA子が行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1) 不意に訪ねてきた上司の友人に,今取り込んでいるが確認してくると言った。
2) 他部署の課長から部長はいるかとの電話に,今手が離せないので後にしてもらえないかと言った。
3) 尋ねたいことがあると言って来た部下の課長に,上司から取り次がないよう言われていると言った。
4) 確認したいことがあるという取引先からの電話に,今は考え事をしているので後で連絡すると言った。
5) 確認したいことがあると言って来た他部署の部長に,その場で少し待ってもらって,上司の都合を聞きに行った。

 

 

 

解答 4

一般知識

略語の正しい組み合わせ

 

 次は略語とその省略されていない語の組み合わせである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1) 都銀 = 都市銀行
2) 時短 = 時間短縮
3) 定昇 = 定期昇給
4) 約手 = 約束手形
5) 国保 = 国民年金保険

マナー・接遇

不祝儀袋の使い方

 

 秘書A子はR(株)に勤務している。取引先のK氏が亡くなり,A子は上司(山田一郎総務部長)から頼まれて香典を用意することになった。葬儀の形式は分からないという。このような場合について,次のそれぞれに答えなさい。

 

 

 

解答 1

技能

手紙の慣用語を覚えよう

 

 次は手紙の前文で用いるあいさつの言葉である。中から下線部分が不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1) 貴殿ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
2) 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
3) 貴店ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
4) 上田様には,ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
5) 佐藤様におかれましては,ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

 

 

 

解答 1

職務知識

会議の案内状の時間が違っていたら

 

 秘書A子は上司の指示で,社外から関係者を招いて行う会議の案内状を作成し郵送した。ところがあらためて文面を見ると,会議の終了時間が1時間遅く書かれていた。このような場合A子は上司に報告してわびた後,関係者に対してどのようにするのがよいか。次の中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

1) はがきで,終了時間が違っていたことをわびて知らせる。
2) 大人数ではないので,電話で終了時間を訂正してわびる。
3) 終了時間を訂正した文書を作り,わび状と一緒に再度郵送する。
4) 開始時間は間違っていないので,当日会議前に知らせてわびる。
5) 終了時間を訂正した文書を作り,送信状にわびの言葉を添えてファックスで送る。

 

 

 

解答 4

実務技能検定公式ホームページ(https://jitsumu-kentei.jp/HS/example/contents)より引用

難易度・合格率

難易度

秘書検定2級の難易度は3級と併願できることからもわかるように、それほど難易度は高くないといえるでしょう。独学でも取得可能なレベルです。

合格率  

合格率はおおむね60%前後です。

申込方法・問い合わせ先

公益財団法人 実務技能検定協会 ビジネス計検定試験申込

https://www.jitsumu-kentei.jp/pc/index.php?category=HS

 

電話番号:03-3200-6675(月曜日~金曜日 9時~17時  ※祝日は除く)

メール:business@kentei.or.jp

※上記メールアドレスは、申し込みに関する問い合わせ専用のメールアドレスです。申し込み以外は電話対応のみとなります。

まとめ

秘書検定は収入などに直接的にかかわるものではありませんが、社会人として仕事をするうえでとても役に立つという声が多く聞かれます。

秘書検定は3級が「入門」。2級が「社会で実際に使えるレベル」と判断誰るようです。3級を取得し、履歴書に書くと好印象を持たれることが多く、取得して損はない資格といえるでしょう。

「秘書検定2級」で就活を有利に進めましょう!

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